Sunflare's document module covers the full document lifecycle: from template creation to signature and archiving. It is organised into four tabs: Generation, Templates, Documents, and Workflows.
Templates
Templates are the base models from which you generate personalised documents for each client.
1
Go to the Templates tab and click Upload template.
2
Select a file in .pdf, .doc, .docx, .odt, .rtf, or .txt format.
3
Give it a descriptive name and save.
You can edit, delete, and download any existing template. Use variables in curly braces (e.g. {{client_name}}, {{session_date}}) for fields that will be personalised during generation.
Document generation
The generation process creates a personalised document from a template and a client's data:
1
Go to the Generation tab and select a template.
2
Select the target client.
3
Map the template fields to the client's data (name, email, date, etc.).
4
Preview the generated document to make sure everything is correct.
5
Confirm to generate the final document.
If the client already has all their data in their profile, fields will be mapped automatically.
Document states
Each document goes through a state lifecycle:
Draft — Document created but not sent.
Generated — Document generated from a template.
Sent — Sent to the client for signature.
Viewed — The client has opened the document.
Signed — The client has signed the document.
Completed — The process has finished successfully.
Expired — The signature deadline has passed without a response.
Sending for signature
From the Documents tab, select a generated document and click Send for signature:
Enter the recipient's email address.
Customise the email subject line.
Set the expiration days (after which the document will move to Expired status).
Reminders
If the client has not signed, you can send reminders with three urgency levels:
Soft — A friendly reminder.
Urgent — A more direct message indicating the signature is needed.
Final — A last warning before the document expires.
Reminders are sent manually. Use workflows to automate them.
Other actions
Upload signed — If the client signs on paper, you can upload the scanned document.
Mark as completed — Manually finalise the document process.
Workflows
The Workflows tab lets you create multi-step automations with triggers:
Automatically send a document when a session is confirmed.
Send automatic reminders if the client has not signed within X days.
Mark documents as completed when a signature is detected.
Workflows combine triggers (e.g. "session confirmed") with actions (e.g. "generate contract and send for signature") to save you repetitive work.
title: "Documentos"
lastUpdated: 2026-04-15
Documentos
El módulo de documentos de Sunflare cubre todo el ciclo de vida documental: desde la creación de plantillas hasta la firma y el archivo. Está organizado en cuatro pestañas: Generación, Plantillas, Documentos y Flujos.
Plantillas
Las plantillas son los modelos base a partir de los cuales generas documentos personalizados para cada cliente.
1
Ve a la pestaña Plantillas y haz clic en Subir plantilla.
2
Selecciona un archivo en formato .pdf, .doc, .docx, .odt, .rtf o .txt.
3
Dale un nombre descriptivo y guárdala.
Puedes editar, eliminar y descargar cualquier plantilla existente. Utiliza variables entre llaves (p. ej. {{nom_client}}, {{data_sessio}}) para los campos que se personalizarán durante la generación.
Generación de documentos
El proceso de generación crea un documento personalizado a partir de una plantilla y los datos de un cliente:
1
Ve a la pestaña Generación y selecciona una plantilla.
2
Selecciona el cliente destinatario.
3
Mapea los campos de la plantilla con los datos del cliente (nombre, correo, fecha, etc.).
4
Previsualiza el documento generado para asegurarte de que todo es correcto.
5
Confirma para generar el documento final.
Si el cliente ya tiene todos los datos en su perfil, los campos se mapearán automáticamente.
Estado de los documentos
Cada documento pasa por un ciclo de estados:
Borrador — Documento creado pero no enviado.
Generado — Documento generado a partir de una plantilla.
Enviado — Se ha enviado al cliente para la firma.
Visto — El cliente ha abierto el documento.
Firmado — El cliente ha firmado el documento.
Completado — El proceso ha finalizado correctamente.
Expirado — El plazo de firma ha vencido sin respuesta.
Enviar para firma
Desde la pestaña Documentos, selecciona un documento generado y haz clic en Enviar para firma:
Introduce la dirección de correo del destinatario.
Personaliza el asunto del correo.
Define los días de expiración (después de los cuales el documento pasará a estado Expirado).
Recordatorios
Si el cliente no ha firmado, puedes enviar recordatorios con tres niveles de urgencia:
Suave — Un recordatorio amable.
Urgente — Un mensaje más directo indicando que la firma es necesaria.
Final — Un último aviso antes de que el documento expire.
Los recordatorios se envían manualmente. Utiliza los flujos de trabajo para automatizarlos.
Otras acciones
Subir firmado — Si el cliente firma en papel, puedes subir el documento escaneado.
Marcar como completado — Finaliza manualmente el proceso documental.
Flujos de trabajo
La pestaña Flujos permite crear automatizaciones de múltiples pasos con disparadores:
Envía automáticamente un documento cuando se confirma una sesión.
Envía recordatorios automáticos si el cliente no ha firmado en X días.
Marca documentos como completados cuando se detecta la firma.
Los flujos combinan disparadores (p. ej. "sesión confirmada") con acciones (p. ej. "generar contrato y enviar para firma") para ahorrarte trabajo repetitivo.
title: "Documents"
lastUpdated: 2026-04-15
Documents
El mòdul de documents de Sunflare cobreix tot el cicle de vida documental: des de la creació de plantilles fins a la signatura i l'arxiu. Està organitzat en quatre pestanyes: Generació, Plantilles, Documents i Fluxos.
Plantilles
Les plantilles són els models base a partir dels quals generes documents personalitzats per a cada client.
1
Ves a la pestanya Plantilles i fes clic a Pujar plantilla.
2
Selecciona un fitxer en format .pdf, .doc, .docx, .odt, .rtf o .txt.
3
Dóna-li un nom descriptiu i guarda-la.
Pots editar, eliminar i descarregar qualsevol plantilla existent. Utilitza variables entre claus (p. ex. {{nom_client}}, {{data_sessio}}) per als camps que es personalitzaran durant la generació.
Generació de documents
El procés de generació crea un document personalitzat a partir d'una plantilla i les dades d'un client:
1
Ves a la pestanya Generació i selecciona una plantilla.
2
Selecciona el client destinatari.
3
Mapeja els camps de la plantilla amb les dades del client (nom, correu, data, etc.).
4
Previsualitza el document generat per assegurar-te que tot és correcte.
5
Confirma per generar el document final.
Si el client ja té totes les dades al seu perfil, els camps es mapejaran automàticament.
Estat dels documents
Cada document passa per un cicle d'estats:
Esborrany — Document creat però no enviat.
Generat — Document generat a partir d'una plantilla.
Enviat — S'ha enviat al client per a la signatura.
Vist — El client ha obert el document.
Signat — El client ha signat el document.
Completat — El procés ha finalitzat correctament.
Expirat — El termini de signatura ha vençut sense resposta.
Enviar per signatura
Des de la pestanya Documents, selecciona un document generat i fes clic a Enviar per signatura:
Introdueix l'adreça de correu del destinatari.
Personalitza l'assumpte del correu.
Defineix els dies d'expiració (després dels quals el document passarà a estat Expirat).
Recordatoris
Si el client no ha signat, pots enviar recordatoris amb tres nivells d'urgència:
Suau — Un recordatori amable.
Urgent — Un missatge més directe indicant que la signatura és necessària.
Final — Un darrer avís abans que el document expiri.
Els recordatoris s'envien manualment. Utilitza els fluxos de treball per automatitzar-los.
Altres accions
Pujar signat — Si el client signa en paper, pots pujar el document escanejat.
Marcar com completat — Finalitza manualment el procés documental.
Fluxos de treball
La pestanya Fluxos permet crear automatitzacions de múltiples passos amb disparadors:
Envia automàticament un document quan es confirma una sessió.
Envia recordatoris automàtics si el client no ha signat en X dies.
Marca documents com completats quan es detecta la signatura.
Els fluxos combinen disparadors (p. ex. "sessió confirmada") amb accions (p. ex. "generar contracte i enviar per signatura") per estalviar-te feina repetitiva.
Sunflare